Menghandle event. Sederhana tapi banyak pelajaran penting di dalamnya.

“Rabu ternyata libur Pilkada. Praktis kita punya hari ini dan besok untuk persiapan acara. Karena Kamis pagi kamu sudah berangkat ke Jakarta kan.” Begitulah ucap Pak Tony via telpon. Beberapa persiapan yang harus dibawa ke Jakarta harus dikebut. Banner acara, rolling banner AISINDO, berkas MoU, desain dan cetak sertifikat, name card, hingga merchandise yang harus dibawa.

Rabu sore kami rapat dan membagi tugas: apa yang harus dibawa dibagi dua dengan Pak Tony. Setelah rapat, aku segera pergi ke tempat percetakan untuk mengambil banner, ukuran banner yang besar, membuat koperku penuh dan berat.

Acara dengan tajuk Forum Kaprodi SI baru diadakan hari Senin di UPH Tangerang, namun aku harus berangkat hari Kamis pagi karena masih punya tanggungan mengikuti acara Writingthon DIKTI di Hotel Veranda, Jakarta Selatan hingga Sabtu.

Secara fisik mengikuti acara Writingthon, tapi pikiran ada di WhatsApp, karena ada sekitar 300 chat yang harus dijawab perihal acara. Sehingga sejak hari Kamis dan Sabtu, aku menjadi lebih slow-respond dari biasanya.

Berpose di belakang peserta yang hadir di UPH Tangerang.

Singkat cerita Writingthon usai. Sabtu sore aku ke UPH untuk mengecek kesiapan venue, kemudian kembali ke Jakarta untuk bertemu teman, nobar Piala Dunia di Fakultas Kopi Setiabudi, dan Minggu sore kembali ke Tangerang menginap di salah satu homestay di Kawasan Serpong. Sabtu-Minggu seperti sangat singkat.

Senin pagi, usai Sholat Subuh, aku menjadi lebih sibuk. Ada beberapa hal yang harus diselesaikan sebelum berangkat ke UPH. Beberapa chat yang bermunculan di WhatsApp pun tak sempat dibalas. Aku coret satu demi satu to-do-list yang aku tulis di catatan kecil berwarna oranye. Salah satunya mengirimkan daftar hadir peserta kepada Pak Andree, dosen UPH Tangerang yang membantu pelaksanaan acara.

Aku rapikan semua barang yang berserakan di kamar dan mengemasnya ke dalam koper, harus segera check-out dari penginapan.

Aku memesan Gocar terlebih dahulu kemudian mematikan laptop dan memasukkan ke dalam ransel. Gocar sudah dapat, namun ketika melihat lokasinya sangat jauh dari penginapan. Aku melakukan pemesanan sekali lagi, layar ponsel berputar-putar, aku tunggu hingga hampir dua menit tak juga mendapatkan driver. Kemudian aku ganti memesan taksi, yes, akhirnya dapat.

Setelah menunggu lama, akhirnya aku putuskan untuk menjemput taksi ke depan gang. Aku tarik koper besar dan menggendong ransel menuju jalan besar. Taksi sudah datang dan kami pun berangkat.

Cobaan ternyata ngga berhenti sampai di situ. Beberapa peserta sudah sampai di lokasi, sedangkan aku sebagai event manager, masih berada di dalam taksi. Situasi jalan raya saat itu lumayan padat dan taksi harus memutar sejauh empat kilometer terlebih dahulu ke bundaran BSD City karena tidak ada rambu putar balik di sepanjang Jalan Serpong.

Aku beruntung mendapatkan sopir taksi yang pengertian. Dia meningkatkan kecepatannya setelah melihat keresehanku.

Aku sampai di lokasi acara dengan sedikit berkeringat karena harus menggotong koper menaiki tangga. Barang-barang dikeluarkan dari koper dan ditata. Dibantu Pak Erick, aku mengeluarkan kursi dan meja ke luar ruangan agar dapat dipakai sebagai meja pendaftaran.

Berfoto bersama sesaat sebelum acara dimulai. Dari kiri: Aku, Kaprodi UIN Suska, Prof. Koesno, Pak Tony dan Prof. Ucok.

Tidak sampai lima menit, satu per satu peserta sudah berdatangan. Absensi dari Pak Andree pun sudah siap di atas meja. Beberapa mahasiswa UPH datang membantuku di meja pendaftaran. Ada yang bertugas mengawal absensi dengan segala aturannya, ada yang bertugas memberikan voucher makan dan ada juga yang menjaga merchandise.

Belum selesai memantau meja pendaftaran, aku dipanggil Pak Andree untuk memberikan brief kepada Pak Hery sebagai MC. Duh, aku lupa tidak mengeprint rundown acara. Untung Pak Andree sudah menyiapkan, sehingga memudahkanku memberikan pengarahan.

Awalnya aku yang bertugas menjadi MC. Untunglah Pak Andree memberitahuku bahwa UPH membantu menyediakan MC dua hari sebelum acara. Ah, untunglah, setengah bebanku terasa hilang.

Kemudian aku juga memberikan video lagu Indonesia Raya kepada operator untuk diputar saat pembukaan. Secara bergantian, aku diajak memutuskan beberapa hal dengan cepat bersama Prof Koesno, Pak Tony dan Pak Andree. Semuanya terjadi beruntun dan di satu sisi aku harus menyambut peserta yang datang. Sedetik kemudian mahasiswa UPH memanggilku setiap peserta yang tidak masuk list absensi. Entah sudah berapa kali aku masuk dan keluar ruangan, berlari-lari kecil dari ruangan operator di pojok, menuju ke pintu masuk ruangan, kemudian menemui beberapa tamu hingga memastikan semuanya berjalan dengan baik. Sesekali harus melihat layar ponsel untuk menjawab segala pertanyaan peserta via grup atau japri. Harus tetap profesional dengan memberikan jawaban berstandar customer service operator seluler.

Penuh tapi diskusi tetap sangat hangat dan cair.

Beberapa peserta yang datang terlambat kebingungan karena hampir semua kursi sudah ada penghuninya. Aku menyambutnya dan menunjukkan letak kursi yang kosong. Bagaimanapun mereka bagai tamu di rumah. Maka semuanya harus disambut dengan senyum dan ramah.

Acara terus bergulir. So far, semuanya berjalan sesuai keinginan. Meski begitu, aku selalu percaya bahwa setiap acara selalu ada kejutan-kejutan saat acara.

Hingga menjelang istirahat makan siang, aku dipanggil Pak Tony untuk menghitung hasil voting.

Sebenarnya kami telah merencanakan untuk melakukan voting aplikasi gratis di internet, namun karena keterbatasan personil, metode manual dengan kertas pun terpaksa dilakukan.

Pak Tony memintaku menghitung sekitar 90 lembar kertas yang berisi 19 jawaban: Ya, Tidak, dan Abstain.

Ketika aku membawa 90 lembar kertas ke luar ruangan, sebenarnya aku belum tahu bagaimana cara melakukan perhitungan dengan cepat. Aku serasa menjalankan skenario di film Mission Impossible, yang selalu punya jawaban terhadap suatu masalah genting:

“Sedang aku pikirkan bagaimana caranya”

Di luar ruangan ada beberapa Mahasiswa UPH yang terlihat santai. Aku pun minta bantuan mereka untuk menghitung.

“Tolong bantu saya merekap ini ya. Kita akan melakukan quick count”

Hanya satu kalimat itu yang aku lontarkan. Seketika aku dibuat terkesima dengan ketanggapan mahasiswa UPH. Mereka tidak banyak tanya, langsung saja menganalisa jawaban dan memutuskan sendiri bagaimana metode tercepat untuk menghitungnya. Aku hanya diam terperangah saja. Kemudian salah satu dari mereka membuka laptop dan memulai menghitung. Dengan cekatan mereka langsung membagi tiga kertas jawaban: Kertas dengan semua jawaban ya, kertas yang ada jawaban abstain, dan terakhir kertas yang tidak ada jawaban abstain.

Mereka melakukan proses data mining. Aku hanya sesekali memandu dan membakar semangat mereka.

20 menit kemudian, Pak Tony menelpon dan menanyakan apakah sudah selesai? aku jawab saja dengan pede: 10 menit lagi pak.

Dan benar saja tak sampai 30 menit mereka selesai melakukan perhitungan dan hasilnya aku bawa dengan tenang ke hadapan Pak Tony untuk dibacakan di depan peserta.

Mahasiswa UPH seperti hanya butuh sekali komando, sedangkan cara menyelesaikannya mereka pikirkan sendiri. Hal itu juga mereka lakukan ketika membantuku di meja pendaftaran. Beberapa aturan yang aku sampaikan, dijalankan dengan cepat dan baik.

Tidak banyak orang yang dapat menyelesaikan tugas dengan cepat dan baik.

Entah bagaimana jadinya jika aku tidak dibantu mahasiswa UPH dalam menjalankan tugas menjadi Event Manager acara ini. Selain itu, ada dua mahasiswa UIN Jakarta yang juga membantu sebagai fotografer acara. Terimakasih, semuanya, guys!

Foto bersama semua peserta di akhir acara.

Forum ini mengajariku tentang bagaimana melayani Kaprodi dari berbagai daerah dengan berbagai permintaan yang beragam. Belajar bagaimana membuat keputusan yang cepat dan tepat. Belajar bekerjasama dengan orang yang baru saja dikenal. Belajar menghadapi situasi yang sebelumnya tidak pernah diprediksi. Belajar memikirkan permasalahan prodi Sistem Informasi di seluruh Indonesia. Sungguh, forum yang begitu menyenangkan!

Wajah-wajah mahasiswa yang telah membantu kesuksesan acara


ALAM

blogger and founder @plat_m, think about Indonesia, act in Madura, studying smart city, community developer, @limaura_'s husband | E: nurwahyualamsyah@gmail.com | LINE: @wahyualam

Berikan Komentar